Com os avanços tecnológicos, a técnica da assinatura digital em documentos eletrônicos se popularizou. Hoje, diversas empresas e profissionais autônomos adotaram a tecnologia para agilizar processos e garantir autenticidade e segurança nas suas transações. Agora, bastam alguns cliques no computador para que os documentos sejam assinados e enviados aos envolvidos.
Em razão da digitalização de processos e da necessidade de assegurar que as transações tenham a segurança jurídica desejada pelas organizações, o Governo Federal aprovou em 2001, a Medida Provisória 2.220-2/2001.
Essa mesma Medida que instituiu a Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil) visa garantir a validade jurídica das assinaturas digitais em documentos eletrônicos. Ou seja, o documento assinado de forma digital passou a ter a mesma validade dos assinados fisicamente, em papel, e registrados em cartórios.
Porém, para assinar um documento digitalmente, é preciso, antes de qualquer coisa, ter um certificado digital. Também existe a possibilidade de usar um assinador on-line. Essa ferramenta funciona como uma caneta eletrônica, permite que a pessoa assine documentos de forma prática e com a mesma prova de autenticidade e integridade.
Quer saber as vantagens de um assinador on-line e como ele funciona? Fique conosco até o final deste artigo.
O que é assinatura digital
Antes de falar sobre o assinador on-line, é preciso que você entenda, primeiro, o que é uma assinatura digital.
A assinatura digital nada mais é do que um método que utiliza a criptografia para autenticar um documento em formato eletrônico. Essa tecnologia veio como uma substituta da assinatura manuscrita, com caneta e papel. A ideia é facilitar a rotina das empresas e profissionais autônomos ao oferecer praticidade nos processos internos e transações eletrônicas.
Com a assinatura digital, é possível garantir a mesma validade jurídica de um documento autenticado em cartório. A única diferença é que não é necessário se deslocar até uma unidade para assiná-lo. Isso porque a assinatura é feita de forma digital, por meio de um certificado e de um assinador on-line.
Uma das principais características desse tipo de assinatura é a confiabilidade que ela garante às pessoas envolvidas. Toda essa segurança se dá pela criptografia que é validada com o certificado digital, documento gerado a partir de dados pessoais do usuário.
Dessa forma, quando o signatário assina digitalmente um documento eletrônico, sua identidade é associada ao do certificado e confirmada . Isso evita que outra pessoa tenha acesso ao documento e atente contra a sua integridade. Além disso, essa tecnologia assegura que as informações presentes no papel eletrônico permaneçam inalteradas ao chegar até o destinatário. O que colabora com um processo ainda mais seguro e legítimo.
O que é um assinador on-line
Agora que você já sabe o que é uma assinatura digital, fica mais fácil entender o que é um assinador on-line.
Essa ferramenta que, na verdade, é um tipo de software, funciona como uma caneta eletrônica, ou seja, é ele que vai assinar o documento eletrônico. Porém, para usá-lo, é necessário, primeiro, emitir um certificado digital. Isso porque o assinador precisa do certificado para vincular os elementos criptográficos aos documentos que serão autenticados.
Outra função desses programas é que eles verificam o documento antes mesmo de assiná-lo. Desta forma, o signatário consegue saber se o documento é, de fato, válido e autêntico. Assim, dá mais segurança ao processo.
Apesar de parecer um programa complexo de ser usado, eles costumam ser bem simples e intuitivos. O usuário só precisa instalá-lo no computador ou no dispositivo da sua preferência para que seja possível assinar todos os documentos eletrônicos desejados. Para te ajudar, iremos explicar a seguir como a assinatura digital é feita com esse software.
Como funciona a assinatura digital com o software
Com o certificado digital em mãos, é a hora de assinar o documento eletrônico com a ajuda do assinador on-line. O processo é bem simples.
Primeiramente, é preciso fazer o upload do documento que você deseja assinar no programa. Essa etapa é importante para que ele verifique todas as informações contidas no documento eletrônico e as associem às chaves criptográficas para assinar o arquivo. Após isso, uma versão compacta do documento será gerada por meio de uma função matemática conhecida como hash ou resumo criptográfico. Nessa versão reduzida, será aplicada uma chave privada do destinatário e do signatário, criando uma assinatura digital única.
Ao fim de todo esse processo, o software vai gerar uma pasta que terá dentro, o documento eletrônico, a assinatura e a certificação do assinante. É exatamente essa pasta que será enviada aos demais envolvidos que ainda não assinaram os papéis. Só que, para eles, o processo de assinatura é um pouco diferente. É preciso que eles façam o upload da pasta no assinador e realize o método reverso. Desta vez, eles irão usar a chave pública para validar as informações contidas no documento. Caso os dados contidos nas chaves não coincidam, o arquivo será invalidado e as assinaturas não serão autenticadas.
Quais as vantagens de usar um assinador on-line
Além de ser simples de usar, o assinador on-line traz uma série de vantagens para empresas ou profissionais autônomos que passaram a usar a ferramenta no dia a dia. Confira alguns dos principais benefícios.
Mais economia
Para os donos do próprio negócio que desejam reduzir custos, a assinatura digital e assinador on-line são uma ótima opção. Com eles, o investimento em materiais de escritório como papel e cartuchos para impressora pode ser reduzido ou mesmo eliminado.
Além disso, os gastos com deslocamentos podem ser facilmente cortados. Isso porque não será mais necessário chamar um motoboy para resolver essas pendências com assinaturas, tampouco pagar um táxi ou gastar gasolina para ir até um cartório autenticar um documento. As despesas com manutenção e gestão de arquivos em papel também podem ser eliminadas, uma vez que a maioria dos documentos serão digitalizados.
Otimização de processos
Outra vantagem é que os processos corporativos serão otimizados com o uso de um assinador on-line. Com a facilidade de todos os documentos serem assinados digitalmente, o tempo gasto anteriormente em filas no cartório ou em correios poderá ser investimento em outras atividades na empresa.
Agora, não será mais necessário enviar documentos por transportadoras ou se deslocar até cartórios para autenticação. Desta forma, o esforço e o tempo para resolução dessas pendências serão reduzidos e, consequentemente, a produtividade irá aumentar.
Tudo porque as assinaturas poderão ser feitas da própria empresa, do próprio computador, com apenas alguns cliques.
Sustentabilidade ambiental
O papel é um dos resíduos que mais são gerados em uma empresa. De acordo com a Resource Conservation Alliance, empresa norte-americana, 40% das árvores derrubadas no mundo têm como objetivo a produção de papel.
Assim, ao adotar documentos eletrônicos e usar um assinador on-line, sua empresa contribuirá com a preservação das florestas, e também com a quantidade de resíduos gerados diariamente. Resíduos esses que se não forem reciclados e reutilizados da maneira correta, levam anos para se decompor.
Certificado digital x assinador on-line
Embora sejam coisas distintas, muitas pessoas tendem a confundir o certificado digital com o assinador on-line. Porém, são produtos diferentes, apesar de um complementar o outro.
O certificado digital é uma ferramenta que pode ser usada por pessoa física e jurídica para assinar documentos digitais, fazer transferências eletrônicas e realizar obrigatoriedades com instituições do Governo. Existem diversos modelos de certificados, sendo que os mais comuns são o do tipo A1 e A3, além de possuírem validades de 1, 2 ou 3 anos.
Já o assinador on-line é um software desenvolvido para facilitar o processo de assinatura em documentos eletrônicos. Para usá-lo, é necessário um certificado digital, pois só assim a assinatura será autenticada.
Importante destacar que embora sejam distintos, ambos oferecem a mesma validação jurídica para assinatura digital.
